Cómo llenar el formato 606 (compras y gastos) de un colegio

Una guía Rektora para directores y administradores de colegios privados que necesitan cumplir con el reporte mensual de compras ante la DGII sin errores ni retrasos.

Cada mes, sin excepción, la DGII espera que tu colegio le diga exactamente cuánto gastó, a quién le compró y qué comprobantes recibió. Ese reporte es el Formato 606 — Compras de Bienes y Servicios. Si no lo has presentado a tiempo, o si lo presentas con datos inconsistentes con los comprobantes que tus proveedores reportaron en su propio 607, estás dejando una puerta abierta a requerimientos y sanciones.

El problema es que muchos directores administran sus gastos en hojas de Excel o en papel, y cuando llega el día 15 del mes siguiente, tienen que reunir facturas dispersas, llamar al contador y rezar para que todo cuadre. Con el registro correcto desde el primer día del mes, el 606 deja de ser un dolor de cabeza y se convierte en un formulario que se llena casi solo.

Qué es y qué reporta el Formato 606

El 606 es una declaración informativa mensual. No pagas un impuesto nuevo con él; lo que haces es informarle a la DGII el detalle de todo lo que tu colegio compró o contrató durante el mes anterior: bienes, servicios, honorarios, suministros, todo gasto documentado con un comprobante fiscal (NCF o e-NCF).

Hay tres propósitos concretos en ese reporte:

1. Registrar los NCF/e-NCF de tus proveedores. Cada vez que un proveedor te emite una factura con Crédito Fiscal (NCF 01 / e-CF E31) o con cualquier otro tipo de comprobante, ese número debe entrar en tu 606. La DGII cruza lo que tú declaras en el 606 con lo que tus proveedores declaran en su 607: si hay discrepancias, la institución investiga.

2. Reportar el ITBIS que pagaste como crédito fiscal adelantado. Cuando un proveedor te cobra ITBIS (18 %) en bienes o servicios gravados, ese ITBIS que pagaste es un crédito que puedes aplicar contra el ITBIS que tú cobras en tus ventas gravadas (por ejemplo, la venta de uniformes). El 606 es el mecanismo que registra ese crédito.

3. Declarar las retenciones que tú le practicaste a terceros. Si el colegio le pagó honorarios a un médico, psicólogo, contador, consultor o cualquier profesional independiente, estás obligado a retener el 10 % de ISR sobre ese pago (conforme al Art. 309 del Código Tributario, Ley 11-92), y esa retención también se declara en el 606.

Las 23 columnas: categorías clave sin perderse en los detalles

El Formato 606 tiene 23 columnas. No es necesario que las memorices todas, pero sí conviene entender las agrupaciones importantes:

Categoría	Qué incluye
Identificación del proveedor	RNC o cédula, nombre, tipo de proveedor (local o exterior)
Comprobante recibido	Tipo de NCF/e-NCF (E31, E41, E43, etc.), número, fecha, fecha de pago
Montos de la transacción	Monto facturado, ITBIS incluido (si aplica), ITBIS sujeto a retención, ITBIS retenido
Retenciones de ISR	Monto sujeto a retención de ISR, ISR retenido (el 10 % a personas físicas independientes)
Otros campos	Tipo de bienes o servicios, forma de pago (efectivo, transferencia, cheque, tarjeta)

Lo más importante: cada fila corresponde a un comprobante, no a un proveedor. Si un mismo proveedor te facturó cuatro veces en el mes, son cuatro filas en tu 606.

Gastos típicos de un colegio que van al 606

Aquí están los gastos más comunes de un colegio y qué tipo de comprobante deberías recibir por cada uno:

• Proveedores de suministros (papel, tizas, material didáctico, limpieza): e-CF E31 (Crédito Fiscal) si el proveedor está registrado como contribuyente. Ese ITBIS pagado entra como crédito.
• Servicios de mantenimiento y reparaciones: E31 si el proveedor emite CF; e-CF E43 (Gastos Menores) si el gasto es menor y el prestador no emite comprobante formal.
• Honorarios profesionales (médico escolar, psicólogo, contador, abogado, consultor): el proveedor te debe emitir E31 o E32. Tú retienes el 10 % de ISR sobre el monto bruto y lo reportas en el 606.
• Servicios de tecnología, software, internet, comunicaciones: E31 o E32, según si el proveedor es contribuyente de ITBIS o no.
• Alquiler del local (si aplica): el arrendador debe emitirte un comprobante; si es persona física, aplica la retención del 10 % de ISR. Confírmalo con tu contador.
• Compra de uniformes y libros para reventa o uso interno: E31 con ITBIS al 18 % (bienes físicos están gravados).
• Gastos menores sin comprobante formal (taxi, materiales de ferretería en el mercado informal): se agrupan con el e-CF E43 de Gastos Menores que emite el propio colegio para ese gasto.

Cómo preparar el 606 a partir de tus comprobantes

El proceso real, mes a mes:

1. Recoge todos los comprobantes del mes. Cada factura, cada e-NCF recibido por correo electrónico, cada gasto menor. Si recibes facturas en papel, digitaliza o anota el número de NCF.
2. Verifica que el NCF del proveedor sea válido. Puedes confirmar en la Oficina Virtual de la DGII que el comprobante no está anulado y que el RNC del proveedor está activo.
3. Registra cada comprobante con sus datos completos: RNC del proveedor, tipo de NCF, número, fecha, monto, ITBIS si aplica.
4. Calcula las retenciones que debes hacer. Para cada honorario a persona física independiente, el 10 % de ISR retenido debe estar registrado. Esas retenciones se pagan a la DGII vía formulario IR-17 mensual.
5. Genera el archivo en el formato que acepta la DGII (generalmente un archivo de texto o Excel con el layout específico) y súbelo por la Oficina Virtual (oficinavirtual.dgii.gov.do).

Plazo y obligatoriedad

• Fecha límite: día 15 del mes siguiente al que reportas. Si estás reportando las compras de mayo, tienes hasta el 15 de junio.
• Canal: exclusivamente por la Oficina Virtual de la DGII.
• Sin operaciones: no presentar el 606 porque "ese mes no compraste nada" es un error. Si no hubo operaciones, debes presentar el 606 en cero (informativo). La obligación no desaparece.
• Aunque emitas e-CF: la emisión de comprobantes electrónicos no reemplaza la presentación del 606. Aunque tu colegio ya esté en e-CF, el reporte mensual sigue siendo obligatorio.

El incumplimiento puede generar multas y complicar cualquier revisión futura de la DGII.

Errores frecuentes que conviene evitar

• No registrar los gastos menores (E43). Todo gasto sin comprobante formal debe consolidarse en un E43 de Gastos Menores; si no lo registras, ese gasto no existe para la DGII.
• Omitir las retenciones de ISR. Si pagaste honorarios y no retuviste el 10 %, estás incumpliendo como agente de retención, con exposición a multas e intereses.
• Inconsistencias con el RNC del proveedor. Transcribir mal el RNC de una factura es la causa más común de rechazos al cruzar datos.
• Pagar en efectivo sin comprobante. La DGII puede cuestionar gastos sin respaldo documental. Siempre exige un comprobante válido o usa el mecanismo de Gastos Menores.

Para detalles sobre las retenciones que aplica tu colegio, consulta también Retenciones de ISR a maestros y proveedores y para entender la relación entre el 606, el 607 y tus e-CF, revisa Reportes 606, 607 y e-CF para colegios. Si necesitas referencia cruzada con el reporte de ventas, lee Cómo llenar el formato 607 de un colegio.

Esta guía es orientación general, no asesoría fiscal. Cada colegio tiene su propia situación jurídica, tributaria y contable. Valida siempre los detalles con tu contador o directamente con la DGII.

Cómo Rektora te ayuda

Rektora registra cada pago a proveedor junto con el comprobante fiscal recibido, de modo que al fin de mes tienes la información de compras ya organizada para armar tu 606 sin buscar facturas dispersas. El sistema también registra los honorarios pagados a personas físicas independientes para que puedas identificar rápidamente qué retenciones de ISR corresponden reportar en el IR-17. Con los registros en orden, tu contador tiene todo lo que necesita para presentar el 606 a tiempo y sin inconsistencias.

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